Pour la plupart des entreprises, la gestion des notes de frais est un véritable casse-tête. Étant un des éléments les plus importants du service financier, c’est un exercice auquel, il est essentiel de consacrer beaucoup d’attention. Pour gagner en efficacité, trouvez ici pourquoi il est avantageux d’automatiser la gestion des notes de frais.
Limiter les erreurs de saisies et les risques de pertes de données
Il est évident que la gestion manuelle des notes de frais rencontre souvent des bévues. Que ce soit lors de la saisie des données, de la conversion des montants en devise étrangère ou encore du calcul des frais kilométriques, des erreurs peuvent survenir. Lesquelles erreurs engendrent des pertes financières considérables pour les structures.
Ainsi, l’automatisation de la gestion se présente comme une alternative idéale. À travers la saisie automatique des factures, conversion automatique des différentes devises et les grilles les frais kilométriques. Une gestion automatique des notes de frais équivaut à un gain non négligeable d’efficacité. Cliquez ICI pour essayer.
Simplifier la gestion des entreprises internationales
Sans aucun doute, la gestion automatique des notes de frais s’avère une solution efficace pour les entreprises internationales. Elle permet en effet une centralisation des frais engagés pour l’ensemble des collaborateurs. Elle assure une sécurité lors de l’envoi et un prompt transfert des données, à l’échelle mondiale.
Par ailleurs, l’automatisation de la gestion des notes de frais favorise au service comptable et aux dirigeants, un accès en temps réel aux données de l’entreprise. Ceci concourt à la prise de bonnes décisions et une conduite efficiente des opérations liées aux notes de frais. Automatisez gestion des notes de frais pour gagner en efficacité.
Optimiser la productivité des collaborateurs
La gestion manuelle des notes de frais constitue une perte de temps non négligeable pour vos collaborateurs. Grâce à la solution automatique, les erreurs sont limitées, du coup le logiciel de gestion des notes de frais permet aux collaborateurs de gagner un temps conséquent. Ceci se ressent au niveau de la saisie des montants à rembourser (toute taxe comprise et hors taxe). Le logiciel de gestion des notes de frais détecte même les taux de TVA qui sont appliqués. L’automatisation de toutes ces opérations libère le collaborateur et lui permet de se concentrer sur le cœur de son travail et d’être plus productif.
Faciliter la récupération de la TVA
Lorsqu’elle est effectuée manuellement, la récupération de la TVA peut s’avérer une tâche très complexe en finance. D’ailleurs, les structures assujetties à la TVA qui continuent d’utiliser le système « papier » ne réalisent toujours les pertes de montant survenues lors des saisies manuelles. En optant pour une gestion automatisée, l’entreprise est à même de récupérer la TVA qui est payée sur les dépenses que les collaborateurs engagent.
Réaliser d’importantes économies
Si l’on se base sur une relation de cause à effet, l’automatisation de la gestion des notes de frais vous faisant gagner du temps, contribue à un rendement optimal. Or, qui dit rendement dit situation économique optimale. De plus, cette solution simplifie le processus à tous les acteurs. Du collaborateur qui est chargé de déclarer les frais au comptable en passant par les divers validateurs, tous les intervenants veillent aux respects des règles de dépenses. Dans un tel climat, il est évident que l’entreprise réalise d’énormes économies.